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大型會議接待流程
發布時間：2018-12-30 [返回]
廈門子海會議服務有限公司 ｜ 福州凱立會議會展公司
廈門會議服務說明大型會議接待程序
在獲取客戶在賓館舉辦會議的信息后，應著手做以下工作：
1、及時與會務方負責人進行聯絡清楚了解會議性質（屬勘探局接待工作、還是商務活動，是否
有重要嘉賓參加等）
及內容（包括：時間、人數、所需房間數、場地、器材、形式、交通及其他特殊要求等）；
2、若屬大型、重要的會議接待，在和客戶商定有關接待細節后，應及時向部門主管領導匯報情況，由部門主管領導召開協調會議，統籌整個會議的接待工作。
3、落實會議場地和房間數量
在會議洽談協商的過程中，
應和會務方具體負責人詳細討論有關的會議細節，做好記錄，尤其應盡快落實是否有適合客人要求的場地和客
房。當確認場地及客房可按客戶要求提供后，應告知餐飲部、房務部預留場地及房間。
4、簽訂會議協議，收取會議押金當會務方已確認所有會議細節后，雙方應根據要求及承諾簽訂會議協議，并依照協議收取相應的會議押金；
5、下發會議接待通知單
簽訂好會議協議后，根據雙方協商的具體內容和有關細節，填寫會議接待通知單，經核對無誤，下發至各部門
,并保存該次會議的檔案；
6、會議接待發出會議接待通知單后，需和會務方負責人及賓館相關部門隨時保持聯系，協調會場的布置，跟蹤會議進程；
7、會議結賬會議結束，若客戶消費掛賬，其帳務由銷售部和財務部共同催收，餐飲部給予協助；
8、會議送別恭送會務方領導及辦會負責人，為賓客留下美好感受；同時擇機贈送精美小紀念品給會務方負責人，加深友情；
9、會議結束，視需要召開總結會，分析會議接待的得失，并將客戶意見反饋至相關部門，同時銷售部應做好回憶資料的存檔工作；
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